1. Assegnazione delle gare
Le gare nelle diverse discipline sportive sono assegnate secondo un sistema a rotazione ai singoli Paesi. In occasione di un'assemblea annuale di coordinazione, che si svolge di solito all'inizio dell'anno, si passa all'assegnazione definitiva delle gare dell'anno seguente da parte dei rappresentanti regionali.
2. Organizzazione
L'organizzazione della rispettiva manifestazione è compito della regione ospitante con l'ausilio delle sue federazioni o associazioni sportive. La regione ospitante mette a disposizione le attrezzature per il normale svolgimento delle gare nonché la giuria e gli arbitri. L´Arge Alp si prefigge di svolgere manifestazioni sportive di alta qualità con una larga partecipazione delle regioni membre.
3. Autorizzazione a partecipare
La partecipazione di regola è limitata alle regioni membre di Arge Alp. Di norma la possibilità di partecipare è limitata alle categorie giovanili. Le rispettive categorie d'età sono fissate dai rappresentanti regionali in occasione dell'assemblea annuale di coordinazione.
Le delegazioni sono designate col nome della loro regione. Non sono permessi nomi di federaziobni o altre denominazioni.
4. Gare
Durante l'organizzazione e lo svolgimento delle manifestazioni si osservano le disposizioni internazionali riguardanti ciascuna disciplina sportiva. In assenza di un regolamento internazionale, si utilizzano le regole nazionali del Paese organizzatore.
Le regole per l'allestimento della classifica finale per regioni vengono fissate durante l'assemblea annuale di coordinazione dai rappresentanti regionali.
5. Bando d'iscrizione
L'iscrizione avviene in modo unitario sul formulario previsto. L'organizzatore invia il bando d'iscrizione alla direzione del progetto. Quest'ultima si occupa dell'invio del bando d'iscrizione a tutte le regioni membre e della pubblicazione su Internet. Le regioni membre sono responsabili della trasmissione alle loro federazioni sportive.
6. Iscrizione
Le iscrizioni delle delegazioni provenienti dalle regioni membre sono da indirizzare alla direzione del progetto. Qui esse vengono raccolte, trasmesse all'organizzatore e pubblicate su Internet.
Di regola vigono i seguenti termini d'iscrizione:
• Iscrizione della regione entro tre mesi dall'inizio della manifestazione
• Iscrizione dei nomi di tutti gli sportivi partecipanti possibilmente entro un mese dall'inizio della manifestazione
7. Cerimonie
In concomitanza delle gare si tengono delle cerimonie secondo lo stesso protocollo, in maniera tale che tutte le gare nell'ambito dei Giochi Arge Alp si presentino in modo unitario:
Cerimonia iniziale
- Esecuzione dell'inno sportivo di Arge Alp
- Esposizione delle bandiere di tutte le regioni membre
- Saluto da parte del rappresentante sportivo della regione ospitante e / o da parte di un altro rappresentante ufficiale della regione organizzat rice
Cerimonie di premiazione e di conclusione
- Esecuzione dell'inno sportivo di Arge Alp
- Esposizione delle bandiere delle regioni membre
- Consegna di medaglie e riconoscimenti agli sportivi risp. alle squadre classificatisi ai primi tre posti
- Congedo da parte del rappresentante sportivo della regione ospitante e / o da parte di un altro rappresentante ufficiale della regione organizzatrice
Cerimonia per la premiazione della regione vincitrice
- In occasione dell'ultima manifestazione dei giochi invernali risp. estivi viene individuato e festeggiato il vincitore assoluto tra le regioni di Arge Alp.
8. Programma di contorno
E´ auspicabile l´organizzaione di un programma culturale di contorno (concerti, visite di attrazioni turistiche, visite di aziende caratteristiche, ecc.).
9. Assicurazione
La protezione assicurativa per gli organizzatori si conforma alle disposizioni della rispettiva regione membro.
Per la protezione assicurativa delle delegazioni sono responsabili le delegazioni stesse in base alle disposizioni della loro regione.
10. Servizio risultati
Dopo le gare sarà disponibile, al più presto possibile e al più tardi entro la cerimonia conclusiva, una quantità sufficiente di classifiche stampate (almeno 1 classifica generale per delegazione).
11. Finanziamento
In linea di principio il finanziamento della manifestazione è a carico della regione organizzatrice. I costi per viaggio, vitto e alloggio sono a carico delle regioni partecipanti o delle rispettive federazioni sportive.
Gli organizzatori sono pregati di mettere a disposizione alloggi convenienti.
12. Quote di inscrizione
Per la partecipazione a manifestazioni sportive di Arge Alp non si possono riscuotere quote di inscrizione.
13. Contributo all'organizzazione
La direzione del progetto mette a disposizione dell'organizzatore un contributo per i lavori effettuati secondo la tabella di calcolo in allegato.
14. Altre prestazioni / Event-Box
La direzione del progetto mette gratuitamente a disposizione dell'organizzatore un Event-Box con un numero sufficiente di medaglie, un CD con l'inno sportivo Arge Alp e le bandiere di tutte le regioni membre.
La direzione del progetto invia l'Event-Box all'organizzatore al più tardi entro una settimana dall'inizio della manifestazione. La riconsegna da parte dell'organizzatore deve avvenire entro tre giorni dopo la conclusione della manifestazione. I rappresentanti regionali sono responsabili del rispetto di tali termini.
15. Homepage
La direzione del progetto crea e gestisce una Homepage per la pubblicazione di informazioni, immagini e documenti riguardanti i Giochi Arge Alp.
16. Relazioni pubbliche
Ciascuna regione è responsabile delle relazioni pubbliche nella propria regione. Ciò vale sia per le regioni organizzatrici sia per quelle partecipanti.
Per una copertura mediatica veloce e competente l'organizzatore mette a disposizione, entro 24 ore dalla conclusione delle gare, un comunicato stampa, una classifica e almeno 3 immagini in formato elettronico. I documenti vengono inviati entro i termini sopraccitati nella lingua nazionale del posto alla direzione del progetto, la quale assicura la traduzione, la trasmissione a tutte le regioni membre e la pubblicazione sulla Homepage. La distribuzione dei comunicati stampa ai media locali è compito di ciascuna regione.
17. Rapporto finale
Entro 10 giorni dalla conclusione delle gare, l'organizzatore mette a disposizione della direzione del progetto un rapporto dettagliato sulla manifestazione, una classifica finale generale e del materiale fotografico in formato elettronico. Per il rapporto bisogna utilizzare il formulario ufficiale. I documenti sono inviati, secondo le scadenze menzionate, nella lingua nazionale del posto alla direzione del progetto, la quale assicura la traduzione, la trasmissione a tutte le regioni membre e la pubblicazione sulla Homepage.
18. Conteggio
Il conteggio finale dettagliato deve essere inviato dall'organizzatore, entro 60 giorni dalla conclusione delle gare, alla direzione del progetto.
In caso di inosservanza di detta scadenza, si estingue il diritto ad un contributo per l'organizzazione.
19. Rassegna stampa
Le regioni membre mettono a disposizione della direzione del progetto, entro la fine di novembre, una cartella contenente tutti i comunicati stampa dell'anno di progetto passato. Dalla raccolta dei rapporti la direzione del progetto compila una rassegna stampa da presentare in occasione della conferenza dei Capi di Governo.
20. Entrata in vigore
Le presenti direttive per lo svolgimento di manifestazioni sportive nell'ambito dei Giochi estivi o invernali Arge Alp entrano in vigore il 30 settembre 2006.
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