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1. Vergabe der Wettkämpfe
Die Wettkämpfe in den verschiedenen Sportarten werden nach einem Rotationssystem an die einzelnen Länder vergeben. Anlässlich einer jährlichen Koordinationssitzung, welche jeweils im Frühjahr stattfindet, wird die definitive Vergabe der Wettkämpfe des folgenden Jahres durch die Ländervertreter vorgenommen und die Programme für die nächsten 2 Jahre diskutiert.
2. Organisation
Die Organisation der Veranstaltung ist Sache des Gastgeberlandes mit Hilfe seiner Sportfachverbände oder der jeweiligen Vereine. Es ist Aufgabe des Gastgeberlandes, die Gerätschaften zur ordnungsgemässen Durchführung der Wettkämpfe sowie die Jury und die Schiedsrichter zur Verfügung zu stellen. Es ist das Ziel der Arge Alp, Sportveranstaltungen mit hoher Qualität und mit breiter Beteiligung der Mitgliedsländer durchzuführen.
3. Teilnahmeberechtigung
Die Teilnahme ist in der Regel auf die Mitgliedsländer der Arge Alp beschränkt. Im Normalfall beschränkt sich die Teilnahmemöglichkeit auf Nachwuchskategorien. Die entsprechenden Alterskategorien werden durch die Sportverbände vorgeschlagen und durch die Ländervertreter anlässlich der jährlichen Koordinationssitzung gebilligt.
Die Delegationen treten unter dem Namen des jeweiligen Mitgliedslandes auf. Verbands- oder andere Bezeichnungen sind nicht erlaubt.
4. Wettkämpfe
Bei der Organisation und Durchführung der Veranstaltungen werden die internationalen Bestimmungen für die jeweilige Sportart eingehalten. Liegt kein internationales Reglement vor, gelten die nationalen Regeln im Veranstalterland.
Die Regeln für die Länderwertung werden von den Ländervertretern an der jährlichen Koordinationssitzung festgelegt.
5. Ausschreibung
Die Ausschreibung erfolgt einheitlich auf dem dafür vorgesehenen Formular. Der Organisator sendet die Ausschreibung an die Projektleitung. Die Projektleitung sorgt für den Versand der Ausschreibung an sämtliche Mitgliedsländer und für die Publikation im Internet. Die Mitgliedsländer sind für die Weiterverteilung an ihre Sportfachverbände zuständig.
6. Anmeldung
Die Anmeldungen der Delegationen aus den Mitgliedsländern sind an die Projektleitung zu richten. Dort werden sie erfasst, an den Organisator und zur Kenntnis an den Ländervertreter weitergeleitet und im Internet publiziert.
Es gelten in der Regel die folgenden Anmeldefristen:
- Ländermeldungen bis drei Monate vor Veranstaltungsbeginn
- Namensmeldungen aller teilnehmenden Sportler nach Möglichkeit bis einen Monat vor Veranstaltungsbeginn
7. Zeremonien
Rund um die Wettkämpfe werden nach dem gleichen Protokoll ablaufende Zeremonien für einen einheitlichen Auftritt aller Wettkämpfe im Rahmen der Arge Alp Spiele abgehalten:
Eröffnungsfeier
- Abspielen der Arge Alp Sporthymne
- Präsentation der Flaggen der teilnehmenden Mitgliedsländer
- Begrüssung durch den Sportvertreter des gastgebenden Mitgliedslandes und / oder durch eine sonstige offizielle Vertretung des veranstaltenden Landes
Siegerehrung und Schlussfeier
- Abspielen der Arge Alp Sporthymne
- Präsentation der Flaggen der teilnehmenden Mitgliedsländer
- Übergabe der Medaillen und Auszeichnungen an die drei bestplatzierten Sportlerinnen oder Sportler bzw. an die drei bestplatzierten Teams
- Verabschiedung durch den Sportvertreter des gastgebenden Mitgliedslandes und/oder durch eine sonstige offizielle Vertretung des veranstaltendes Landes
Länderehrung
- Jeweils an der letzten Veranstaltung der Winter- bzw. Sommerspiele wird der Gesamtsieger unter den Arge Alp – Ländern ermittelt und geehrt.
8. Rahmenprogramm
Nach Möglichkeit sollte ein kulturelles Rahmenprogramm vorgesehen werden (Konzerte, Besichtigungen von Sehenswürdigkeiten, Besuche von charakteristischen Betrieben, etc.).
9. Versicherung
Der Versicherungsschutz für Organisatoren richtet sich nach den Bestimmungen des jeweiligen Mitgliedslandes.
Für den Versicherungsschutz der Delegationen sind die Delegationen gemäss den Bestimmungen ihres Landes selber verantwortlich.
10. Resultatdienst
Möglichst direkt nach den jeweiligen Wettkämpfen, spätestens bis zur Schlussfeier, liegen genügend Exemplare (mind. 1 Gesamtrangliste pro Delegation) gedruckter Ranglisten vor.
11. Finanzierung
Grundsätzlich obliegt die Finanzierung der Sportveranstaltung dem organisierenden Mitgliedsland. Die Kosten für die Anreise, die Unterbringung und die Verpflegung werden von den jeweiligen Entsenderländern bzw. deren Sportverbänden getragen. Die Organisatoren sind angehalten, für kostengünstige Unterbringung zu sorgen.
12. Nenngelder
Für die Teilnahme an Sportveranstaltungen der Arge Alp dürfen von den Mitgliedsländern keine Nenngelder erhoben werden.
13. Veranstaltungsbeitrag
Die Projektleitung stellt dem Organisator bzw. dem organisierenden Mitgliedsland für die geleisteten Arbeiten einen Beitrag gemäss Berechnungstabelle im Anhang zur Verfügung.
14. Weitere Leistungen / Event-Box
Die Projektleitung stellt dem Veranstalter kostenlos eine Event-Box mit genügend Medaillensätzen, einer CD mit der Arge Alp Sporthymne und den Flaggen aller Mitgliedsländer zur Verfügung.Die Projektleitung sendet die Event-Box bis spätestens eine Woche vor Veranstaltungsbeginn an den Veranstalter. Die Rücksendung durch den Veranstalter hat innerhalb von drei Tagen nach Abschluss der Veranstaltung zu erfolgen. Die Verantwortung für die Einhaltung der Fristen liegt bei den jeweiligen Ländervertretern.
15. Homepage
Die Projektleitung erstellt und unterhält eine Homepage für die Publikation von Informationen, Bildern und Dokumenten zu den Arge Alp Spielen.
16. Öffentlichkeitsarbeit
Jedes Mitgliedsland ist für die Öffentlichkeitsarbeit in seiner Region zuständig. Dies gilt für organisierende und teilnehmende Länder. Für eine rasche und kompetente Medienberichterstattung stellt der Organisator innerhalb von 24 Stunden nach Abschluss der Wettkämpfe einen Pressetext, eine Ranglistenübersicht und mindestens 3 Bilder in elektronischer Form zur Verfügung. Die Dokumente werden in der jeweiligen Landessprache innerhalb der erwähnten Frist an die Projektleitung gesandt, welche die Übersetzung, die Weiterleitung an alle Mitgliedsländer und die Publikation auf der Homepage sicherstellt. Die Verteilung der Presseinformationen an die lokalen Medien ist Sache des jeweiligen Mitgliedslandes.
17. Abschlussbericht
Der Organisator stellt der Projektleitung innerhalb von 10 Tagen nach Abschluss der Wettkämpfe einen Bericht über die Veranstaltung, eine umfassende Schlussrangliste und Fotomaterial in elektronischer Form zur Verfügung. Für den Bericht ist das offizielle Formular zu verwenden. Die Dokumente werden in der jeweiligen Landessprache innerhalb der erwähnten Frist an die Projektleitung gesandt, welche die Übersetzung, die Weiterleitung an alle Mitgliedsländer und die Publikation auf der Homepage sicherstellt.
18. Abrechnung
Die Schlussabrechnung ist durch den Organisator innerhalb von 60 Tagen nach Abschluss der Wettkämpfe bei der Projektleitung einzureichen. Für die Abrechnung ist das offizielle Formular zu verwenden. Wird diese Frist nicht eingehalten, erlischt der Anspruch auf einen Veranstaltungsbeitrag.
19. Medienspiegel
Die Mitgliedsländer stellen der Projektleitung jeweils bis Ende November eine Mappe mit sämtlichen Medienberichten des vergangenen Projektjahres zur Verfügung. Die Projektleitung erstellt aus den gesammelten Berichten einen Medienspiegel zu Handen der Konferenz der Regierungschefs.
20. Inkrafttreten
Diese Wegleitung für die Durchführung von Sportveranstaltungen im Rahmen der Arge Alp Sommer- oder Winter-Spiele tritt per 30. September 2006 in Kraft.
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